Digitalisierung für Unternehmen
E-Rechnung.
Weniger Aufwand.
Mehr Freiraum.
Wir bringen Ihre Rechnungsprozesse zusammen – vom Eingang bis zur Ablage. Mit passender Software, durchdachten Abläufen und persönlicher Begleitung.
Die gesetzlichen Fristen im Überblick
2027 oder 2028?
Es kommt auf den
Vorjahresumsatz an.
Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Regeln. Diese Übersicht betrifft die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Gesetzliche Ausnahmen und die EDI-Sonderregel sind zusätzlich zu beachten.
Recherchestand: 24. September 2026 · Deutschland
2025
Empfangen können.
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
Bereits erforderlich
2027
Mehr als 800.000 €.
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Für 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026
2028
Auch bis 800.000 €.
Die verlängerte Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2027. Danach gilt die Ausstellungspflicht auch für die übrigen verpflichteten Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.
Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen
Bis Ende 2026: Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregel nutzen: Papier ist zulässig, eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Bis Ende 2027: Bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr gilt die verlängerte Übergangsregel auch für Umsätze aus 2027. Genau 800.000 Euro zählen also noch dazu. Entscheidend sind der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG und der Zeitpunkt des Umsatzes – nicht nur das Rechnungsdatum.
Kleinunternehmer ≠ kleiner Betrieb.
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist für diese Umsätze von der B2B-Ausstellungspflicht ausgenommen – auch nach 2027. Empfangen können muss er E-Rechnungen trotzdem. § 34a UStDV
Weitere Ausnahmen & Sonderfälle
- Kleinbeträge und Fahrausweise: Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto und für Fahrausweise bestehen Ausnahmen (§ 33 und § 34 UStDV).
- Privatkunden und steuerfreie Leistungen: Die B2B-Pflicht betrifft keine Rechnungen an private Endverbraucher. Auch für die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze greift diese Ausstellungspflicht nicht (§ 14 UStG).
- EDI-Verfahren: Bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 genutzt werden, auch wenn sie die neuen Formatanforderungen nicht erfüllen. Diese Sonderregel ist unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
- Öffentliche Auftraggeber: Für Rechnungen an Behörden gelten zusätzliche Regeln. Formate, Übermittlungswege und gegebenenfalls die Leitweg-ID sind gesondert zu klären. Die B2B-Übergangsfristen lassen sich nicht pauschal übertragen (E-Rechnung Bund).
Ihre E-Rechnung. Von Anfang an durchdacht.
Die Umstellung ist erst
gut, wenn der Alltag
leichter wird.
Weniger doppelte Eingaben. Kürzere Suchwege. Klarheit darüber, wer eine Rechnung prüft und wohin sie gehört. Wir unterstützen Sie dabei, diese Vorteile in Ihrem Unternehmen nutzbar zu machen.
Die passende Lösung.
Wir schauen auf Ihre Programme, Ihr Rechnungsvolumen und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei. Daraus entsteht ein Konzept, das zu Ihrem Betrieb passt.
- Vorhandene Software sinnvoll einbeziehen
- Empfang und Versand gemeinsam planen
- Umfang und Aufwand vorab abstimmen
Ein Ablauf, der trägt.
Wir richten die technischen Bausteine ein und verbinden Rechnungseingang, Verarbeitung und Ablage. Mit klaren Zuständigkeiten und einem Test vor dem täglichen Einsatz.
- Formate und Übertragungswege einrichten
- Prüfung, Freigabe und Ablage festlegen
- Schnittstellen und Exporte abstimmen
Ihr Team kommt mit.
Wir erklären die neuen Abläufe an konkreten Beispielen. So wissen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was beim Eingang einer Rechnung zu tun ist und wie sie Belege wiederfinden.
- Einweisung an Ihrem Arbeitsablauf
- Verständliche Dokumentation
- Unterstützung auch nach dem Start
Wir beginnen bei dem, was Sie bereits nutzen. Wenn Ihre Software die Anforderungen erfüllt, bauen wir darauf auf. Wenn etwas fehlt, besprechen wir die passende Ergänzung und begleiten die Umsetzung persönlich.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Lesbar für Menschen.
Verarbeitbar
für Software.
Entscheidend sind strukturierte Rechnungsdaten, die elektronisch verarbeitet werden können. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD gängige Formate.
Einfache PDFSonstige Rechnung
Gut lesbar, aber ohne strukturierte Rechnungsdaten. Ein PDF-Anhang oder ein Scan erfüllt allein die neue Definition einer E-Rechnung nicht.
XRechnungStrukturiertes Format
Die Rechnungsdaten stehen in einer XML-Datei. Eine geeignete Anwendung stellt sie lesbar dar und kann sie in weitere Abläufe übernehmen.
ZUGFeRDHybrides Format
Verbindet eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So stehen Ansicht und strukturierte Daten in einer Datei zur Verfügung.
Umsatzsteuerlich geeignet ab Version 2.0.1; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
Die Originaldaten gehören ins Archiv.
Ein Ausdruck allein reicht bei einer E-Rechnung nicht.
Mindestens der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrung von acht Jahren. Ablage, Zugriffsrechte und Datensicherung planen wir mit Ihnen als zusammenhängenden Prozess.
Vom ersten Gespräch zum laufenden Prozess
Ein klarer Plan.
Vier gute Schritte.
Sie müssen nicht mit einem fertigen Konzept zu uns kommen. Es reicht, wenn wir gemeinsam auf Ihren heutigen Rechnungsablauf schauen.
Verstehen.
Welche Rechnungen gehen ein? Wie erstellen Sie Ihre eigenen? Wir klären Ausgangslage, Programme und Zuständigkeiten.
Planen.
Sie erhalten einen abgestimmten Vorschlag für Lösung, Leistungsumfang und die nächsten Schritte. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
Einrichten.
Wir setzen die vereinbarten Bausteine um und testen Empfang, Versand und Ablage mit passenden Beispielen.
Ankommen.
Ihr Team erhält eine Einweisung. Wir prüfen gemeinsam den Ablauf und vereinbaren, welche weitere Betreuung Sie benötigen.
Für das erste Gespräch hilfreich: Ihre eingesetzte Software, das ungefähre monatliche Rechnungsvolumen und die Information, ob Sie vor allem empfangen, selbst ausstellen oder beides organisieren möchten.
Gut zu wissen
Die wichtigsten
Fragen. Klar
beantwortet.
Von der vorhandenen Software bis zur Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei.
Reicht mein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja. Für den Empfang ist ein E-Mail-Postfach grundsätzlich ausreichend. Damit sind Lesen, Prüfen und Aufbewahren aber noch nicht organisiert. Wir helfen Ihnen, auch diese Schritte sinnvoll einzurichten. Eine automatische Weiterverarbeitung ist durch die E-Rechnungspflicht allein nicht vorgeschrieben. BMF, Fragen 8 und 9.
Muss ich meine vorhandene Software ersetzen?
Das lässt sich erst nach einem Blick auf Ihre Programme beurteilen. Manche Lösungen benötigen nur ein Update oder eine ergänzende Funktion. Wir prüfen die technischen Möglichkeiten und besprechen mit Ihnen, was sich weiterverwenden lässt und wo eine Ergänzung sinnvoll ist.
Kann ich als Kleinunternehmer weiter Papier oder PDF nutzen?
Für Umsätze unter der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG dürfen Sie weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Die Ausnahme endet nicht mit dem Jahr 2027. Eine einfache PDF setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. E-Rechnungen empfangen können müssen auch Kleinunternehmer. Für öffentliche Aufträge sind zusätzliche Vorgaben zu beachten. § 34a UStDV · § 14 UStG.
Was ist bei Aufbewahrung und GoBD wichtig?
Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil im Original erhalten bleiben. Ein bestimmtes Archivprodukt wird dadurch nicht vorgeschrieben. Weitere Aufbewahrungspflichten und die für Ihren Betrieb geltenden GoBD-Anforderungen stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab. § 14b UStG · BMF, Frage 13.
Arbeiten Sie mit unserer Steuerkanzlei zusammen?
Auf Ihren Wunsch stimmen wir Übertragungswege, Exporte und technische Abläufe mit Ihrer Steuerkanzlei ab. Wir übernehmen die technische und organisatorische Umsetzung. Die steuerliche Einordnung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Unterstützen Sie auch Mac-Arbeitsplätze?
Ja. Wir beziehen Ihre Apple-Arbeitsplätze und die dort eingesetzten Anwendungen in die Planung ein. Vieles lässt sich per Fernwartung einrichten und erklären. Was darüber hinaus erforderlich ist, stimmen wir mit Ihnen ab.
Was kostet die Einführung der E-Rechnung?
Der Aufwand hängt davon ab, welche Software vorhanden ist, wie viele Arbeitsplätze und Schnittstellen eingebunden werden und welche Abläufe Sie benötigen. Nach der Bestandsaufnahme stimmen wir Leistungen und Konditionen mit Ihnen ab. Softwarelizenzen und laufende Kosten werden dabei mitbesprochen.
Der nächste Schritt ist ein Gespräch
Ihre E-Rechnung.
Gut eingeführt.
Im Alltag angekommen.
Erzählen Sie uns, wie Sie heute mit Rechnungen arbeiten. Wir besprechen, wie der nächste Schritt für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Oder direkt miteinander sprechen:
STEPHAN Digital · Plauen
Beratung, Einrichtung und persönliche Begleitung.
Wissen, worauf es ankommt.
Recherchestand: 24. September 2026
Quellen & rechtliche Einordnung öffnen
Diese Übersicht beschreibt die allgemeinen Regeln für inländische B2B-Umsätze. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. STEPHAN Digital unterstützt bei der technischen und organisatorischen Einführung.
- Bundesfinanzministerium · FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- § 14 UStG · Rechnungsbegriff und Ausstellungspflicht
- § 27 Abs. 38 UStG · Übergangsregelungen und EDI
- § 14b UStG · Aufbewahrung von Rechnungen
- § 34a UStDV · Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 33 UStDV · Kleinbetragsrechnungen
- § 34 UStDV · Fahrausweise
- E-Rechnung Bund · Anforderungen für öffentliche Aufträge
- FeRD · Aufbau des hybriden Formats ZUGFeRD
Gesetzliche Änderungen und Besonderheiten einzelner Geschäftsvorfälle sind bei der Umsetzung zusätzlich zu berücksichtigen.
